Rent Relief Workflow (Spanish - Flujo de Trabajo de Asistencia de Alquiler

TABLE OF CONTENTS

• Elegibilidad
• Entrada
• Transacciones de servicio
• Salida
• Corrigiendo errores
• Reportes
  • Reportes del personal
  • Reportes de administración
• Gestora de fondos (Solo administración)
  • Reporte de uso de fondos

Elegibilidad

Antes de incorporar a un cliente a su proyecto, debe asegurarse de que sea elegible para la asistencia de alquiler.

• Asegúrese de que su situación de vida cumpla con los requisitos de elegibilidad para Homeless Prevention (HP). Puede usar el paso de peatones de situaciones vivas para ayudarlo. Todos los clientes deben estar en un alquiler o en un hotel o motel sin un vale de refugio de emergencia si se encuentran en una estadía prolongada.
• Verifique el perfil de WellSky de todos los adultos en el hogar para asegurarse de que sean elegibles:
• Una inscripción abierta en RRH, PSH, PH, TH o cualquier estadía en un refugio abierto significa que no son elegibles para recibir asistencia. Mire las últimas páginas de entradas en la pestaña de entrada / salida para asegurarse de que el cliente no tenga entradas abiertas en estos proyectos.

• Observe las transacciones de servicio del cliente (haga clic en el ícono de lápiz y lea las notas de servicio) para asegurarse de que no esté recibiendo asistencia de otra agencia. Recuerde mirar todos los meses por los que un cliente solicita atrasos. Si un cliente recibió asistencia para el alquiler a través de HP u otros proyectos de ayuda para el alquiler como STARR o ERRLC, debe consultar las notas de cada transacción para ver en qué meses recibió asistencia. La fecha de las transacciones del servicio puede no ser la misma que aparece en las notas, especialmente si se han pagado los atrasos.
• SOLO PARA ERRLC: Recuerde que el número de meses de atrasos + alquiler actual + futuro pagado por este programa no puede exceder los 15 meses.

Entrada

La entrada a su proyecto seguirá un flujo de trabajo típico de ClientPoint. Cada paso se incluye aquí con recordatorios sobre errores comunes.

• Perfil - asegúrese de que el perfil del cliente coincida con la información proporcionada en su aplicación. Actualice el estado de veterano y el SSN si es necesario
• Hogar - asegúrese de que todos los clientes en la solicitud estén incluidos como miembros del hogar (adultos y niños) y agregue los que faltan. No elimine a ningún miembro del hogar.
• ROI - debe aplicarse a todos los clientes.
• Agregar nueva entrada - asegúrese de que todos los que van a recibir servicios estén seleccionados. Cuando cree la entrada, especialmente si está en el modo de fecha anterior, - preste atención a la hora y la fecha de la entrada. Todas las transacciones de servicio deben ocurrir después de esta fecha y hora de entrada.
• Uso compartido de datos del hogar - si hay varios miembros del hogar en la entrada, haga clic en Agregar datos del hogar en la parte superior y complete las preguntas que aparecen. Esto completará estos campos en la evaluación de entrada de cada persona, por lo que solo tendrá que responderlos una vez. Se requiere información de contacto del cliente: la dirección física debe ser la dirección de la unidad para la que está brindando asistencia para el alquiler.
• Preguntas de evaluación de entrada: solo porque hay algunas preguntas ya completadas en la evaluación, ¡no significa que esas respuestas sigan siendo correctas! Debe preguntar y actualizar las respuestas a todas las preguntas de la evaluación. Estas preguntas se pasan por alto con mayor frecuencia:
  • Relación con el jefe de familia - cada hogar debe tener una persona marcada como autónoma (jefe de familia) y no más de una. La persona que solicitó la asistencia debería ser, por lo general, el jefe de familia.
  • Situación de vida anterior - también conocida como "¿Dónde te quedaste anoche?" Así es como determinamos si el cliente es elegible para el proyecto. Para STARR, todos los clientes deben ingresar a su proyecto desde un alquiler u hotel / motel sin voucher.
  • Información de contacto del cliente - cada cabeza de familia necesita que se agregue, incluso si la información se ha actualizado en los últimos seis meses. La dirección física debe ser la dirección de la unidad para la que está brindando asistencia.

Transacciones de servicio

Cada componente de una transacción de servicio se enumera aquí con instrucciones específicas para cada tipo de servicio. Antes de comenzar, recuerde:

• Incluya a todos los miembros del hogar de la entrada en cada transacción de servicio.
• Asegúrese de que los meses por los que está pagando el alquiler sean elegibles según los requisitos de su programa y que los meses de alquiler no hayan sido pagados por otro proyecto.
• Debe crear la transacción a partir del perfil del jefe de hogar. Esto marcará automáticamente al jefe de familia como el Cliente principal para cada transacción.
• La fecha y hora de inicio de cada transacción deben ocurrir después de la fecha y hora de entrada. La fecha y hora de finalización de cada transacción deben ocurrir antes de la fecha y hora de salida. Si la fecha y la hora de una transacción no se encuentran entre la entrada y la salida, no se contará.

Flujo de trabajo de transacciones:

• Proveedor de servicios - siempre es el mismo que el proyecto en su entrada
• Fecha de inicio / finalización y tipo de servicio - los atrasos y los pagos del alquiler son todos el mismo tipo de servicio: Asistencia para el pago del alquiler. La forma de ingresar la fecha de inicio y finalización depende del tipo de pago de alquiler que esté proporcionando.
  • Cualquier pago de alquiler que se realice después del día 5 de ese mes se considera atrasado. Todos los atrasos deben agruparse en unasola transacción. La fecha de inicio y finalización son la misma fecha, que es la fecha en que se realiza el pago.
    • Ej: el 8 de marzo paga el alquiler de enero a marzo. Esta sería una transacción de servicio de atrasos con el alquiler de enero a marzo sumado. La fecha de inicio y finalización de la transacción sería 3/8.
    • Ej: el 3 de marzo paga el alquiler de enero a marzo. El alquiler de enero y febrero sería una transacción de servicio de los atrasos con el alquiler de enero-febrero sumado. La fecha de inicio y finalización sería 3/3. El alquiler de marzo se registraría de acuerdo con las instrucciones para las transacciones de pago del alquiler.
  • Cualquier pago de alquiler realizado antes del día 5 del mes en el que vence no es un atraso. Si paga más de un mes hacia adelante, debe crear una transacción separada para cada mes. La fecha de inicio de la transacción será el primero del mes O la fecha de la entrada, la que sea posterior. Asegúrese de que la fecha y hora de inicio de su transacción sean posteriores a la fecha y hora de entrada. La fecha de finalización es el último día del mes. La fecha y hora de finalización deben ser anteriores a la fecha y hora de salida.
    • Ej: un cliente tiene una entrada para su proyecto el 2 de junio a las 10 am y usted paga el alquiler de ese mes y tres meses adelante. La fecha de inicio de su pago de alquiler de junio sería el 2 de junio y la hora debe ser en cualquier momento después de las 10 a. M. La fecha de finalización de la transacción sería el 30/6. Los pagos de alquiler de julio a septiembre serían 3 transacciones de pago de alquiler separadas, cada una comenzando en la primera fecha del mes y terminando la última fecha del mes. Debería asegurarse de que la hora de la transacción de septiembre sea anterior a la fecha y hora de salida del proyecto.
  • Pagos del motel - use las mismas instrucciones que para el pago del alquiler, pero asegúrese de que el tipo de servicio sea asistencia para el pago de facturas del motel
• Notas de servicio - incluya todos los meses en los que se pagó la transacción y cualquier otra nota relevante.
• Número de unidades: este es el número de meses que se pagó con la transacción. Ej: los atrasos para enero-marzo serían 3 unidades
• Tipo de unidad - los atrasos son los meses de alquiler atrasados. El alquiler actual o futuro es pago de alquiler.
• Costo por unidad / Costo total de las unidades - no ingrese información en el costo por unidad o el costo total por unidad.

• Solicitar fondos para el servicio - haga clic en el cheurón para expandir esta sección y completar todos los campos obligatorios
  • Proveedor - todas las transacciones deben tener un proveedor adjunto. Busque y asegúrese de que el proveedor no exista ya en el sistema antes de agregar un nuevo proveedor (solo los administradores o el servicio de ayuda de LC pueden crear un nuevo proveedor)
  • Copago del cliente - debe completarse cada vez que un cliente recibe un subsidio en lugar de un pago completo.
  • Agregar fuente de financiamiento - se debe agregar una fuente de financiamiento a todas las transacciones y se debe ingresar el monto de $.

Salida

Recuerde dejar a todos los miembros del hogar en la salida. Los clientes deben salir después de su última transacción de servicio, y la fecha y hora de salida deben ser posteriores a la fecha y hora de la última transacción de servicio. Si pagó el alquiler por un mes en el futuro, debe crear la salida para el último día de ese mes.

Se debe completar el motivo de la partida y el destino. El destino debe ser el mismo que la situación de vida anterior en la entrada.

Corrigiendo errores

Cuando encuentre errores, corríjalos lo antes posible. Debería ejecutar informes al menos semanalmente y corregir estos errores. Envíe un correo electrónico a la mesa de ayuda si necesita ayuda para averiguar cómo corregir estos errores.

• Errores de entrada - edite con lápiz la entrada para corregir cualquier error de entrada
  • Si es necesario eliminar la entrada, vaya a la pestaña de entrada / salida y haga clic en la papelera junto a la entrada. Debe hacer esto para cada cliente en la entrada. Desmarcar la casilla junto al nombre de un miembro del hogar no lo elimina de la entrada.
• Errores de transacción de servicio - puede editar con lápiz la transacción para corregir errores como el servicio y el tipo de unidad.
  • Si el error está relacionado con el fondo o el monto de $, debe anular y eliminar la transacción del servicio  y crear una nueva.
  • Eliminar una transacción de servicio solo se eliminará para ese cliente individual. Las transacciones de servicio deben eliminarse del historial de servicio de cada cliente en la transacción.
• Errores de salida - edite con lápiz la salida para corregir cualquier error de salida.

Reportes

Se recomiendan diferentes informes según su nivel de acceso de usuario. Los reportes del personal son accesibles para todos los usuarios de WellSky, independientemente del tipo de licencia. Se recomienda que los usuarios ejecuten estos informes con regularidad para comprobar si hay errores en los registros de sus clientes. Los reportes de administración están disponibles para los administradores de agencias y otros usuarios con una licencia ART. Se espera que los administradores ejecuten estos informes al menos una vez por semana para encontrar errores y notificar al personal relevante que realizará las correcciones.

Reportes del personal

Todos los usuarios tienen acceso para ejecutar algunos informes de calidad de datos a nivel de proyecto. Debido a que estos informes son solo a nivel de proyecto, es posible que vea errores que no cometió. Puede que no sea su responsabilidad reducir el número de errores a 0, pero debe hacer todo lo posible para identificar cualquier error que haya cometido y corregirlo.

ESG CAPER – Ejecute este informe para comprobar si hay errores en las entradas y salidas de su proyecto.

• Haga clic en Informes en el menú de la izquierda.

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• Seleccione el ESG CAPER 2019
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• Haga clic en Buscar para encontrar su proyecto y configurarlo como proveedor
• Haga que el intervalo de fechas de su programa sean las fechas que desea incluir en el informe. Si la entrada está abierta en cualquier punto de su rango de fechas, se incorporará a este informe.
  • Ej: Ejecutar desde [primera fecha del programa] hasta [hoy] para ver todas las entradas, [primer día del mes] hasta [hoy] para ver las entradas de cualquier cliente que haya estado en el proyecto en cualquier momento de este mes, o [hoy] a [hoy] para ver las entradas de todos los clientes actualmente inscritos
• Seleccione su tipo de entrada / salida (HUD para la mayoría de los proyectos) y haga clic en Crear reporte

• Cuando el reporte esté completo, aparecerá en el Historial de ejecución de reportes en la parte superior de la pantalla. Haga clic en la lupa para ver el informe, que se cargará debajo de las indicaciones del reporte.

• Deberá revisar las Secciones 6a-6c para ver si hay errores. Si hay un error en la sección, verá un número resaltado. Haga clic en el número para ver todos los nombres e ID de los clientes que tienen el error. Luego puede buscarlos en ClientPoint, editar con lápiz su entrada y corregir el error. La guía de errores CAPER  explica cada error con más detalle.

• También debe revisar las secciones 15 y 23c para la situación de vivienda en la entrada y salida. Esto debe coincidir con los requisitos de elegibilidad del proyecto. Este informe solo debe tener clientes con un alquiler como su situación de vida, y todos los clientes deben tener un alquiler como su destino de salida.

Cliente atendido - ejecute este informe para ver si hay transacciones de servicio que no tienen un fondo adjunto

• Haga clic en Informes en el menú de la izquierda.
• Seleccione el Informe atendido por el cliente
• Haga clic en Buscar para encontrar su proyecto y configurarlo como proveedor
• Haga que su Intervalo de fechas de servicio sea la primera fecha de su proyecto hasta el 30 de junio para incorporar todos los servicios. Luego haga clic en Generar reporte
• El reporte se cargará en la parte inferior de la pantalla. Desplácese hasta el final para ver el recuento de servicios. Todos sus servicios deben tener una Fuente de financiamiento adjunta. Si alguno muestra N / A como fuente de fondos, el administrador de su agencia puede ejecutar un reporte del historial de transacciones del servicio para encontrar las transacciones.

Reportes de administración

Los usuarios con una licencia ART tienen acceso a informes que otros usuarios no tienen. Es importante que ejecute estos informes semanalmente e informe a su personal de los errores para que puedan corregirse. Los errores deben corregirse de manera oportuna. Envíe un correo electrónico a la mesa de ayuda si necesita ayuda para ejecutar o interpretar estos reportes.

Evaluación DQ para UDE Plus - ejecute este informe para encontrar errores en las entradas del proyecto y desglosarlos por usuario

• Haga clic en Conectar a BusinessObjects en la esquina superior derecha de la pantalla
• Abra la carpeta pública y la subcarpeta de calidad de los datos
• Report Haga clic en la lupa a la izquierda del informe DQ para UDE PLUS. Siempre hará clic en Programar reporte
• Seleccione su (s) proyecto (s) de asistencia para el alquiler y el rango de fechas apropiado. Incluya servicios si desea asegurarse de que todos los clientes con una entrada de proyecto tengan al menos una transacción de servicio

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• La sección Detalles del cliente de este informe le mostrará todos los clientes que tuvieron una entrada en su proyecto durante el rango de fechas. Cualquier cliente con texto gris tiene una entrada sin errores. Un cliente con texto en verde y rojo tiene algunos errores, y los errores son las celdas en rojo. La guía DQ le dirá qué significan todas las columnas. Puede filtrar por la columna que dice "Usuario creando" para identificar cuál de su personal creó el error.
  • Debido a que todas estas preguntas fueron requeridas en la aplicación, todos los valores rojos deben corregirse
  • SVS = No significa que el cliente no tiene transacciones de servicio o que sus transacciones de servicio se encuentran fuera de la entrada / salida

ERA DQ for Service Transactions - ejecute este reporte para encontrar cualquier transacción que no tenga una fuente de financiación, un proveedor o notas

• Haga clic en Conectar a BusinessObjects en la esquina superior derecha de la pantalla
• Abra la carpeta pública y la subcarpeta de Data Quality.
• Haga clic en la lupa junto al ERA DQ for Service Transactions con un informe detallado y programado
• Ingrese la fecha de inicio de su proyecto como fecha de inicio y 01/07/2021 como fecha de finalización. Seleccione su proyecto como proveedor

• Haga clic en la pestaña Detalle
  • Todas las líneas que están en negrita son para el jefe de familia. Cada cabeza de familia debe tener las transacciones de servicio enumeradas junto a él, y no debe haber transacciones de servicio enumeradas junto a una identificación de cliente que no esté en negrita.
  • Verifique las unidades de servicio, las unidades, la cantidad y las notas para asegurarse de que coincidan
    • El pago del alquiler siempre debe ser una unidad de 1
    • Si en las notas se enumeran varios meses de alquiler, debe haber varias unidades para los meses de alquiler atrasados
  • Todas las transacciones de servicio deben tener un proveedor adjunto y tener los meses pagados enumerados en las notas
  • Filtre la columna Última acción a las respuestas que estén en blanco. Si quedan líneas en negrita, las transacciones del hogar se registraron con un miembro diferente del hogar como cliente principal o no tienen un fondo adjunto. Las transacciones sin un fondo adjunto deben eliminarse (incluidas las transacciones anuladas) o debe adjuntarse un fondo.

Gestora de fondos (Solo administración)

Agregar un proveedor

Todas las transacciones de servicios deben tener un proveedor adjunto. Si el proveedor aún no existe en WellSky, deberá crearlo. Asegúrese de tener el número de identificación fiscal del proveedor antes de iniciar este proceso.

• Haga clic en FundManager en el menú de la izquierda y luego haga clic en Administrador de proveedores
• Busque el proveedor y asegúrese de que aún no se hayan agregado
• Si el proveedor no existe, haga clic en Agregar nuevo proveedor

• Ingrese el nombre del proveedor y el número de identificación fiscal y haga clic en Guardar
• Haga clic en Agregar dirección y agregue la dirección del proveedor.

Reporte de uso de fondos

El reporte de uso de fondos está disponible para los usuarios que tienen acceso a FundManager. Si su fondo no está visible en el reporte, deberá comunicarse con la Mesa de Ayuda para que lo agreguen. Utilice este informe para conciliar sus registros con lo que se ingresó en las transacciones de WellSky.

Para acceder al reporte de uso de fondos, haga clic en la pestaña Administrador de fondos o reportes en el menú de la izquierda y luego haga clic en el reporte 

O

Luego seleccione el Fondo (si el fondo que le gustaría usar no está en su menú desplegable, comuníquese con la Mesa de Ayuda para que lo agreguen), Proveedor (si desea limitar el informe a un proveedor específico) y Proveedor

Su fecha de inicio y finalización será el rango de fechas en el que ocurrieron las transacciones durante

Luego, seleccione todas las columnas que desea que aparezcan en el reporte. Recomendamos todos excepto la documentación de soporte y las modificaciones (las dos últimas). Cuando se hayan ingresado todas las solicitudes, haga clic en Generar reporte.

Puede hacer clic en Descargar para descargar los resultados o ver el reporte en la misma pantalla. Habrá una línea para cada transacción durante el rango de fechas que tiene el fondo adjunto. Haga clic en la lupa para ver los detalles de la transacción.